Подготовка на документи за персонала за доставка до архива
професионална преквалификация програма "Управление на човешките ресурси (Professional Standard)"
Част разстояния курс на преквалификация на служители на персонала на Националния съюз и Москва технологичен институт (ТУ) в съответствие с изискванията на професионалния стандарт "специалист управление на персонала." Членка диплома Държавния университет на обучение за начинаещи и сертификация на Националния съюз на HR.
HR аутсорсинг
Подготовка на документи за персонала за доставка до архива
Подготовка на случаите на персонал, който да прехвърлите на организацията на архива, като правило, се извършва служители персонал за сервизно обслужване. Поддържането на тези задължения, определени в длъжностните им характеристики. В този сервиз за поддръжка на документацията и архива на организациите им осигури методическа помощ при извършването на тази дейност.
В този случай, ако организацията е източник на придобиване на държавни или общински архиви, работници в съответните архивни институции могат да участват със съвещателен глас. Ако организацията не е източник на придобиване на архивните институции, тази услуга може да бъде предоставена, за да ги срещу заплащане. Ако това е споразумение за сътрудничество в областта на архиви и документи за управление. Предметът на договора, като правило, е сътрудничеството на страните във връзка с подготовката на делата за архивиране, както и относно организацията на съхранение, счетоводство и използване на архивни документи.
Не е позволено да се придържаме neproshitye листове бизнес документи, т. За. Лепилото разрушителните действия на база хартия, което може да доведе до необратима загуба на текста на документа
Трябва да се има предвид, че, ако в хода на свързване, подаване на делото някои част на листа или най-малко един лист не е бил заловен от крилото бродирани със случая и отново преплетени.
документи метална връзка (безопасни игли, файлове и т.н.) от случаите трябва да бъдат отстранени.
Номерирането на бизнеса с листа
Таблици работи, състояща се от няколко тома, имат свои собствени номериране, т. Е. са номерирани за всеки обем отделно.
Сгънати листове (например, А3 или А2) са разположени и са номерирани в горния десен ъгъл.
Намира в случай номерирани пакети с прикачени; докато първоначално номерирани плик и след това всеки закрепване в него.
При наличието на голям брой грешки, допуснати в номерацията на бизнеса с чаршафи, че е необходимо да се преномерират листове отново. В този случай, стария номер е зачертан, и следващата остави нова. Забранено е да се определи със стария си номер към новото.
Ако има малки грешки в номерацията на страници, които могат поставянето буквено номера. Например: .. 25, 25а, 25б, 26, 27, и т.н. Също така е възможно да пропуснете номера в чаршафите.
Например: 25, 27, 28, 29 и др ..
Всички тези функции са броят на листове от случая (присъствието на буквени и пропуснати номера), посочен в списъка - нашият случай.
Например, най-новия брой на случая 122 на листа, но в действителност има два изписано номер: 25а, 25б, и номер пропуснато повикване - 26. В този случай, за договор за застраховка надпис е както следва: "В случай на подгъв и преброени 123 (сто двадесет и три ) лист в т з букви брой лист - 25а, 25Ь ..; липсващ лист номер - 26 ... "
След извършена номерацията на листа, може да се пристъпи към дизайна на корицата на делото (Приложение 1).
В съответствие с правилата на работа на архивите на организациите задължителните елементи на описание се използва в случай, са както следва:
- име на организацията;
- името на структурното звено;
- бизнес индекс (според номенклатурата от случаите);
- заглавието на производството;
- датата на делото;
- броят на бланка, в случай;
- срокът на годност на случая;
- архив шифър случай.
На корицата на делото пълното име на организацията в съответствие с нейните учредителни документи, и в скоби - прие съкратеното име.
Какво става, ако подреждането на документи за персонала, проведено на няколко години след приключване на тяхната техническа и през този период е имало промени в наименованието на организацията?
В такъв случай, капакът на случай извадени от името на организацията, която е имала по време на създаването на документите по случая. Същото важи и за името на структурното звено, в дейности, които образуват документи случай. Що се отнася до случая на индекса, който е прехвърлен на корицата на номенклатурата на делата.
Рубрики случаи трябва да съдържа следните елементи, подредени в определена последователност:
За административни документи и протоколи се остави техните номера.
Възможно е също така използването на термина "документи". Той се използва в заглавията на дела, съдържащи документи по същия въпрос, но не са свързани работния процес последователност. В този случай, след думата "документи" в скоби се посочва основните видове документи, включени в случая. Например: Аз> "Документите (презентация, приложение, характеристики, автобиография, извадки от съдебни решения, заповеди и т.н.) за представяне на служителите на комисията за възлагане на държавни и ведомствени награди, почетни звания, връчване на наградите".
Служители на услуги за персонал трябва да обърнат специално внимание на дизайна на кориците на дела, съдържащи лични сметки (ТРЗ) върху заплатите. При съставянето на нотариалния акт трябва напълно да укажете името на структурното звено, работниците, които трябваше заплатите. Не използвайте съкращения, като например: .. OGM, OM, ODP РВО, и т.н., тъй като в бъдеще е трудно да се намери необходимата информация, съдържаща се в документите.
Например, не се препоръчва да се формулира наименованието на фирмата, както следва:
"Профили на заплатите на служителите на Gro". Правилно: "Сметки на заплатите на служителите на организационна и правен отдел."
Ако фирмата има вредни условия на труд, на дългосрочното съхранение (75 години), избрани от таблицата и комплекти опасни професии. В този случай, нотариални актове, трябва да посочват отдел (единица), в която са работили.
На практика един често могат да се намерят такива случаи заглавия в кориците: .. "Заплата", "вреда", "Сертифициране" и т.н. Тези определения не са свързани с нотариални актове не са. Няма такова нещо като бизнес или видове документи. Използването на такъв език е грубо нарушение на правилата на документи, описващи подлежи на по-продължително съхранение.
Автентичността на бизнес документи в заглавната не е уточнено
Задължителни реквизити покриват случай е датата на документите - годината (ите) на институцията и в края на делото в производство. За административни и informatsionno.spravochnym документи се поставят крайни дати на установяване и края на нещата.
Extreme е датата (ден, месец, година) Регистрация (съставяне) много рано и много късно в документите, включени в случая.
Ако случаят е книга (списание) регистрационни поръчки или поръчки по отношение на персонала, неговите дати са точни дати в календара на първия и последния запис в книгата (списание).
.. По административните документи, вкл за персонал са заповеди и инструкции; за информация и справки - протоколи, актове, книги (списания)
Датата на кутията, в протоколите от заседанията (например, сертифициране или квалификация комисия) са от датата на вземане на първите и последните минути на композиране бизнес.
Датата на лични дела, е датата на подписване на поръчките, за наемане и освобождаване на лицето, на което тя се отвори.
Следваща подпори дизайн случай капак - броят на бланка, в случай, който се прехвърля от лист-свидетеля.
При срок на годност се поставя в съответствие с член Списък типични административни документи, генерирани в дейността на организациите, с посочване на срока на годност, одобрена. Rosarkhiv 06.10.00, или номенклатура на организационните въпроси, след помирение си в стандартния списък на документите, които показват времето за съхранение.
Архивното дело шифър включва: Механизъм брой, № инвентаризация, № случай № сухожилие (кутии).
Списък на средства е основната организация на счетоводен документ, архив. То се извършва в организацията на архива, който съхранява документите на две или повече фондове
брой фонд се възлага на съответните държавни или общински архиви, източник на придобиването на която е организацията. Ако организацията не е източник на придобиване на архивното институция, фондът има номер в списъка на средства. Ако архивът е организацията притежава само един архивен фонд, неговото число е "1".
инвентарен номер се определя в архива на организацията лист Foundation (което също е първичен счетоводен документ архив). Номер на досието съответства на броя на бизнес инвентаризация, която е направена след приключване на регистрацията на случаи.
брой кутия се възлага на формиране на пакети, кутии в брутния ред в края на краищата работата по оптимизиране на документи за персонала, и одобряване на материалните запаси до документи на персонала.
Архивни кодове на кориците на случаи, поставени в мастило (мастило), след като делата в годишния консолидиран описи прегради въпроси по отношение на персонала, одобрени от експертната комисия на организацията и са одобрени от ръководителя на организацията. Преди този архив шифър се поставя молив.
случаи Корица са направени с нестопанска избледняване мастило, четлива почерк. Поправките въпроси обхваща подробности не са разрешени. Ако направите грешка - пише peresostavlyaetsya отново. Желателно е в дизайна на случаите на капака, за да се използва черно мастило, т. За да. Това е по-устойчива на външни влияния на околната среда и вече запазва своите свойства. Надпис прилага директно към случая на твърди корици (картон).
В следващия брой ще говорим за това как да се направи опис на приемане по случая подготвени за архивиране
нормативна база
Списъкът на характерни административни документи, генерирани в дейността на организациите, с посочване на срока на годност, одобрена. Rosarkhiv 06.10.00
Основните правила на архивите на организации, одобрени с решение на Управителния съвет на Държавния архивен 06.02.02