Е-обучение курс доу
Тема 7. работния процес.
Целта на изследването: изследването на документите за движение по търговеца на дребно, от самото начало до завършването на изпълнението или изпращането.
Проучване Въпроси:
1. Концепцията и принципите на работния процес.
2. Passage и реда на изпълнение на входящи документи.
3. Преминаването на изходящи и вътрешни документи.
4. Работа с поверителни документи.
5. Работа с писма и жалби на граждани.
Концепцията и принципите на работния процес.
Под документа се отнася до движението на документите в предприятието, установяване на тяхното получаване или създаване на завършването на изпълнението или изпращането.
Основните принципи на работния процес са както следва:
всяко движение на документа да бъде оправдано, е необходимо да се изключва или ограничава документи за връщане на пътуване;
реда на предаване и обработка на процеси на основните видове документи, да бъдат еднакви.
Основната задача на организацията на документ - In-Line в документа за движение, единен и еднаква обработка.
Във връзка с блока за управление отличава потоци идва, изпратени и вътрешни документи (практика, посочена тези документи, съответно, входящи, изходящи и вътрешни документи).
Основните характеристики на потоците, които са записани по време на работния процес са:
обем на потока, който се определя от броя на документите, преминаващи през офиса (административен асистент) на година, половин или четвърт;
поток режим, който се определя от периодичността на движението на документи, чрез офис (административен асистент).
обем счетоводен документ се извършва с цел да се получат данни за изчисляване на персонала брой на персонала водене на отчетност услуга, избор на средства, когато механизация и компютъризация на процесите за съхранение на документацията и коригиране на товарни единици и индивидуални артисти, работещи с документи.
Има три основни форми на организация на работата с документи: централизирана, децентрализирана и смесени.
Централизирано форма на работния процес, използван в предприятия с малък документ; в децентрализирана форма на работа с документи, всички операции се извършват в структурните звена. Смесена форма на работа с документи, използвани в големите предприятия с комплексна структура и голям обем документи.
Passage и реда на изпълнение на входящи документи.
Информационният поток на входящи документи са:
Документи родителски организации, правителства;
документите подчинени организации, ПРИС водачи отчитат и счетоводна документация и различни искания;
документи на организациите на други свързани с нея и други организации, обмен на информация за решаване на въпроси, които изискват съвместни действия;
жалби и молби на граждани.
По време на движение на входящи документи от следните операции:
входящи документи;
първоначалното (Изпращане) обработка;
Предварителен преглед и разпределение;
разглеждане на ръководните документи;
Изпращане на документи за реагиране.
Първоначалната обработка на входящи документи има за задача да провери точността на доставката и целостта на инвестициите, разглежда постъпилите документи и да ги подготви за трансфер до местоназначението. Проверява неприкосновеността на плика - всички пликовете, с изключение на лична кореспонденция, са отворени, документите се извлича от плика и проверява наличието на приложения. Ако се установи увреждане, липсата на документ или приложенията към него, това се съобщава на подателя.
Всички документи (и двете регистрирани и нерегистрирани) за фиксиране на факта и момента на допускането им до институцията направи знак във формата на регистрация щамове гаф. Поставяне на печат и да го датират от деня на получаване на документа.
Маркирай за документ допускане (проп 29) остави само за регистрирани документи в момента на регистрация.
Разпределение на документи, получени до голяма степен определя директно потока на движението им.
В малки организации, цялата първоначална обработка на входящи документи, произведени секретар, изпълнителен мениджър асистент.
Трябва да се подчертае, че в момента на документите може да бъде получена не само по пощата, но приети по телекс, факс (факс), електронна поща, доставена по куриер или посетител. Чиновническия офис е длъжен да предостави отчет и контрол на движението на такива документи. Отчитане на телеграми, телекс, телеписна трябва да се извършва в комуникационните услуги, които и след това се предават в офиса.
Документите, изпратени директно до структурното звено или изпълнител поставен символът (код) на структурното звено, което се ръководи от името на документа или художника.
В предварителен преглед тя също не е дали нуждите документа, предаден от ръководството, при съставянето на предишната кореспонденция по този въпрос, наредби и др. Тези документи се изпращат на главата заедно с получаването на кореспонденцията.
Предаване на документи за преглед трябва да се извършва в деня на получаването им. Телеграми и други неотложни документи се изпращат на първо място.
Разглеждане на документи, създадени за управление и структурни звена на организацията, като правило, от датата на получаването им. Спешни документите да се преглеждат при получаване.
Резултати внимание глави документи, отразени в резолюции (подпирам 17).
Ръководителят на институцията или структурното звено, третиране на получения документ трябва да дава ясни и конкретни насоки за неговото прилагане.
С документа за резолюция се прехвърля отговорни ръководители. Ако няколко изпълнители, документът се изпраща на всяка от тях на свой ред. За да работите едновременно върху документа с него направи фотокопие на един от изпълнителите. Оригиналният документ се изпраща на извършителите, каза първата резолюция.
Ръководител на резолюцията на документа следва да бъдат отразени в картата за регистрация. За да контролирате резолюция услуга може да бъде основа за вземане контрол по изпълнението на документи.
Всички движения на документа между структурните звена и изпълнители са направени без разписки, но със задължителната маркировка на регистрационната карта.
Съгласно резолюция направен изпълнителен отговаря заедно с персонала, посочен в него. Напредъкът в изпълнението на документа е фиксирана на гърба на картата за регистрация, ако е необходимо. Документ през цялото време, докато изпълнението е в папката на работния художник.
При предаване на документа за отговор да подпише него трябва да се направи на материалите, въз основа на които той се готви. Това улеснява работата на главата, се въздържа да нарече художници и така нататък. Н. В случай на документа и всички свързани материали се изпращат, когато работата по документа за отговор напълно завършена. Подаването на документи по делото офиса на служител (или административен асистент).
Преминаването на изходящи и вътрешни документи.
Преминаването на изходящия документ включва няколко стъпки:
Изготвяне на документа, а след това да го отпечатате;
координация на проекта, гледката му, когато е необходимо;
подписване (одобрение) на документа;
регистрация и изпращане на документа.
Процесът на одобрение и разрешение може да се ускори чрез изпращане на копие от проекта на заинтересованите организации и физически лица. Техните основателни опасения са взети под внимание, документът е преиздадена.
Проектът на документа е представен на министър-референт за да се провери правилно организира-среда, наличието на приложения, както и когато е необходимо - материали, въз основа на която е изготвен документът. Грешна документ се връща на изпълнителя. Проектът на документа, заедно с необходимите материали, секретарка, или в някои случаи, представя на подписването на надзорник. Отстранен ръководител на проекти на документи, като правило, са препечатани.
Подписаните документи се записват и предават на изпращане (в офиса, експедиция, секретар).
Офис, секретар или по време на експедициите документи трябва да бъдат изпратени в деня на пристигането им.
Що се отнася до вътрешни документи, те преминават през следните етапи: подготовка на документи за проекта, повторното отпечатване, координацията, гледката, подписването, изпълнението. Ето защо, маршрутите те преминават през етапи на подготовката и изпълнението на същата като тази на изходящите документи, както и на етапа на изпълнение съвпадат с маршрутите на входящи документи.
Въпреки това, някои видове вътрешни документи могат да имат свои маршрути. Административни документи (заповеди, наредби) преминават през правния отдел; протоколи не изискват изготвянето; меморандуми, сертификати, и така нататък. н. на документите, които идват директно в главата, те са написани в името.
Поръчки протоколи записани в офиса (по административен асистент), са били размножени репрографски отдел, а след това се изпращат в копие от техните подразделения. Меморандуми адресирана до ръководителя на организацията или структурно деление, резюме, препратките и други вътрешни документи след преглед офицер прехвърлен в структурните звена или са подадени в съответния случай.
Работа с поверителни документи.
В рамките на официалното (търговски) тайна, според Гражданския кодекс на България (чл. 139), трябва да се разбере организационна, финансова и икономическа, научна, техническа и друга, използвани в организацията на информация има реална или потенциална стойност на трети страни, заинтересовани от получаването му за икономическо и други причини, но не разполагат с правни основания за свободен достъп до него.
Работа за осигуряване на поверителни документи, като правило, малки предприятия, организирани от секретарка, в средни и големи - началник на генералния щаб.
За нормална работа на служителите с поверителна-правителствени документи, необходими за предоставяне на следните три условия:
работа с поверителни документи трябва да се направи в отделна, специално за тази около-rudovannom стая. Достъпът до тези съоръжения се предоставя на ограничен брой работници и служители;
издаване на поверителни документи за временно ползване (за повече от един работен ден) се прави при получаване на работника или служителя;
предаване на документи с надпис "поверително" до друга институция (и в организацията на звената в разделението) се прави само с разрешение на съответния мениджър.
Документи от поверителен характер, се записват в специален регистър и се съхраняват отделно от другите документи - в специални помещения или в заключени метални шкафове. Най-важните документи трябва да се съхраняват в заключени и запечатани сейфове или трезори (в някои случаи - под закрилата и с подходяща сигнализация).
В края на работния ден на затворения характер на документите се проверяват и се отлагат. Загубата на тези документи се докладват незабавно на отговорния мениджър.
Ръководителите на службите следва да обучават своите подчинени правила за третирането на поверителни документи. Новоназначените служители знак "задължени да не разгласяват служебната тайна" под формата приет от организацията. Всички служители са предупредени за възможна наказателна, административна и друга отговорност в съответствие със закона.
Работа с писма и жалби на граждани.
Работа с писма и жалби на гражданите има своите специфики и се поддържа отделно от общата офиса.
Лична отговорност за организацията на работата с гражданите и за развитието на процедурите по тях са ръководители на държавни агенции, фирми и организации, които трябва да се запази тази работа под наблюдение, за да се вземат мерки за подобряването й.
Всичко идва в държавни агенции, предприятия и организации в предложенията, молбите и жалбите на гражданите трябва да бъдат взети под внимание, регистриран на централизирана регистрация и контрол на карти в деня те пристигнат.
Когато личен прием на граждани на своите писмени и устни предложения, молби и жалби също са обект на централизирана регистрация.
След документите за регистрация се връчва на ръководителя да се вземе решение. Решение, взето по жалбите на гражданите, трябва да се основава на законовите изисквания, преглед на обстоятелствата, довели до написването на жалби, молби.
Отговорност за своевременното решаване на искове, жалби, предложения се носи от ръководството на организацията, както и процеса на разглеждане на граждани, подлежащи на задължителен контрол.
Срокове жалба са определени в зависимост от сложността на въпросите, повдигнати в нея.
Според установената практика заявления и жалбите, които не се нуждаят от допълнително проучване на фактите се установява не по-късно от 15 дни от датата на получаване. Ако е необходимо, решението по жалбата или искането за провеждане на допълнителна работа разрешава, по изключение, Удължаването на срока за отговор с не повече от един месец от уведомяването на всеки гражданин, който подава заявлението или жалбата.
Резултатите от решаването на въпроса, как се използват, съобщени на заявителя. Отговорите трябва да са изчерпателни, съществуващото законодателство. Ако получи лечение не попада в компетентността на организацията, тя трябва да бъде не по-късно от пет дни за разглеждане от компетентния орган или на заявителя. В писмото отговор изяснява, където той трябва да изпрати адреса си.
Отказ за издаване на положително решение се изпраща писмено представени убедителни доказателства, да изложи причините и основанията за отказ, във връзка с приложимото законодателство и решенията на компетентните органи.