Какво е електронен документ,

Нивото на компютъризация днес призовава за преход към "безхартиен" Управление на офис. Тя се основава на електронен документ, който за разлика от традиционните, се характеризира с редица нови свойства и характеристики. Досега една дефиниция на това явление не съществува в закона или в света на науката в България.

Концепцията за "електронен документ" се появи още през 1970-те години. Така че ние започнахме да се нарича "машинно четими документи." Тяхната особеност е, че те трябва да бъдат създадени с помощта на компютри и да е подходящ за компютърна обработка. В този случай, нужните данни са направени стриктно в съответствие с установената процедура за всички документи.

Електронният документ се подписва от квалифициран електронен подпис, което го прави равностоен на хартия, подписано от собствената си ръка. Информацията е представена в него в цифров (електронен) форма. Sensing данни с използване на компютри могат да предават информация за телекомуникационни мрежи, процес - в информационните системи. Ако е необходимо, документ може да бъде под формата на показване на екрана и на хартия.

Електронно управление на документи - е жизнения цикъл на електронни документи в компанията (организация, фирма) да ги получи, промяна на статута (одобрен, съобщава в, знак, затвори и т.н.) към отмяната на архива. Такъв документ е понякога по-нататък «поток», което е характерно за движението на документите, като един поток на отделни произведения в рамките на определен бизнес процес. Цялата система за електронно управление на документи включва софтуер, който трябва да организира и поддържа този вид жизнения цикъл на документите.

Електронен документ и работния процес въз основа на нея да има няколко предимства пред традиционните. Те дават възможност на персонала на организацията да контролира не само своята сфера на работа, но на целия процес. Използвайте електронния архив е много по-удобно, отколкото на хартия. , Съкращаване на времето за преминаване на нейната координация и изпълнение на документа може да се намери в рамките на няколко минути. Като цяло, това е по-икономичен от хартия. Има доста софтуер за управление на електронен документ ( "Мотив", "Е1 Ефрат", "DocsVision", "1C: Документ". И други).